Dlaczego podstawowe umiejętności pisania są niezbędne dla sukcesu Twojej firmy

Istnieje niewiele organizacji, które mogą się komunikować. Większość ma inny cel; sprzedawać produkt lub usługę, zaspokajać potrzeby społeczne, wdrażać plany i polityki. Jednak aby to zrobić, organizacje poświęcają ogromną ilość czasu, energii i pieniędzy na komunikowanie się.

Ludzie w organizacjach komunikują się na wiele sposobów: twarzą w twarz w dwuosobowych dyskusjach, w nieformalnych grupach, na spotkaniach, za pośrednictwem poczty elektronicznej, staromodnych listów lub memów oraz w raportach.

Wszystkie te metody to komunikacja werbalna lub komunikacja wykorzystująca słowa. Komunikacja niewerbalna nie używa słów. Zdjęcia, grafika komputerowa i logo firmy to przykłady komunikacji niewerbalnej. Niewerbalne sygnały interpersonalne, w tym uśmiechy, kto siedzi gdzie na spotkaniu, wielkość, lokalizację i dostęp do okien biura oraz jak długo ktoś każe gościowi czekać.

Badania wykazały, że ludzie na ogół spędzają 70–85% swojego czasu pracy na celowym komunikowaniu się, pisaniu, czytaniu, mówieniu i słuchaniu. Często większość dnia dyrektora spędza na trybach komunikacji.

Twoje umiejętności techniczne, czy to w księgowości, marketingu, sprzedaży czy technologii komputerowej, mogą zapewnić Ci pierwszą pracę. Umiejętność skutecznego mówienia i pisania może pomóc w utrzymaniu tego i osiągnięciu sukcesu. Główne badanie wykazało, że niezdolność do pisania była głównym powodem zwolnienia kont. W miarę rozwoju w organizacji umiejętności techniczne mają mniejsze znaczenie, a bardziej ogólne umiejętności, w tym umiejętność pisania i mówienia, określą, jak szybko i daleko zajdziesz.

Większość uczniów rozumie znaczenie skutecznych umiejętności komunikacji ustnej. Ale niektórzy nie są przekonani, że muszą umieć dobrze pisać, aby odnieść sukces zawodowy. Mogą myśleć, że ich pisanie zajmie się sekretarzem lub pisarzem technicznym, lub mogą pomyśleć, że mogą używać listów seryjnych, jeśli będą musieli pisać. Każde z tych twierdzeń ma fundamentalne wady w swojej logice.

Obecnie wielu pracowników w biznesie i administracji wciąż ma swoje listy, notatki i raporty wpisywane na komputerze przez kogoś innego.

Jednak sytuacja ta szybko się zmienia, ponieważ coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z ekonomii i prostoty rozpowszechnienia i standaryzacji komputerowych pakietów oprogramowania biurowego.

Możesz mieć szczęście, że ktoś inny pisze Twoje listy. Jednak to nie potrwa długo. A najlepsza sekretarka nie może zrekompensować fundamentalnych błędów w organizacji, logice, widowni, analizie czy tonie.

Czasami możesz skończyć list po godzinie piątej. Czasami możesz potrzebować pracować w weekendy lub być w trasie. Najprawdopodobniej będziesz musiał dopracować raport, który ma się ukazać o 9 rano w poniedziałek. Umiejętność dobrego pisania sprawia, że ​​jesteś bardziej niezależny i wszechstronny.

Możesz pomyśleć, że możesz użyć list seryjnych, które są szeroko dostępne dla pakietów oprogramowania biurowego.

List seryjny to wstępnie napisana konfiguracja do wypełnienia pustej przestrzeni, zaprojektowana tak, aby pasowała do standardowych sytuacji. Pisarz może spersonalizować list seryjny lub raport, wypełniając go indywidualnie z odbiorcami.

Używanie listu seryjnego jest w porządku, ale niektóre z dostępnych są przerażające i pozostawiają po sobie bardzo złe wrażenie.

Nawet listy dobrej formy dotyczą tylko rutynowych sytuacji. Im wyżej awansujesz w swojej organizacji, tym częściej będziesz mieć do czynienia z sytuacjami, które nie są rutynowe i wymagają kreatywnych i bardziej konkretnych rozwiązań. Jeśli rozwiniesz umiejętności niezbędne do dobrego pisania i oryginalnego myślenia, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że wykorzystasz swój potencjał i osiągniesz cele zawodowe.

Wiele osób w biznesie i rządzie rutynowo pisze z 10 stron listów i notatek tygodniowo, aw niektórych przypadkach nierzadko zajmuje to 20 do 35 stron dziennie. Większość ludzi uważa, że ​​mówienie jest łatwiejsze niż pisanie. Telefon jest szybszy i zwykle tańszy niż list czy notatka. E-mail jest oczywiście jednym z najtańszych sposobów komunikacji, zarówno pod względem czasu dostarczenia, skuteczności, jak i kosztów.

Ludzie w organizacjach piszą rzeczy na piśmie, zamiast polegać wyłącznie na komunikacji ustnej, aby stworzyć dokumentację, przekazać złożone dane, aby przekazać wiadomość do wielu odbiorców zwięźle, wydajnie i skutecznie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.